自社で設置・設定できる?

徹底検証!中古ビジネスフォン設置は自社でできる?

中古ビジネスフォン(ビジネスホン)を購入した場合に、使用できる状態にするためには設置工事が必要です。

設置工事には、主装置の設定・設置、電話回線(インターネット回線)の配線、オフィスレイアウトの変更などの作業が含まれます。工事は、基本的には業者に依頼するものですが、まれにご自身で作業をしたいという方もいらっしゃるようです。

今回の記事では、中古ビジネスフォン購入時の設置作業の概要と、ご自身で設置が可能か否かについてご案内します。

▶目次

1、中古ビジネスフォン設置完了まで

徹底検証!中古ビジネスフォン設置は自社でできる?
ビジネスフォン(ビジネスホン)は家庭用電話機とは異なり、購入して電話線を接続するだけでは使用できません。
設置完了までの必要な作業について紹介します。

主装置を設置する

ビジネスフォンを使用するためには、主装置が必要です。
主装置とは、外線と内線、あるいは内線同氏の交換機のことです。また、主装置に留守番電話や転送機能などのオプション機能についてもプログラムされています。

回線数が多くなればなるほど主装置は高価なものとなりますが、その金額にはかなり幅があります。

もちろん、ビジネスフォン子機同様に、主装置を中古品で購入することも可能です。
ただし、主装置が故障をした場合には、社内のすべての電話機が不調になってしまいますので、故障リスクに対しては慎重に判断しましょう。

オフィスレイアウト+配線

利用者や利用用途に応じて、オフィスレイアウトを行います。

配線方法には、様々な種類がありますが、いずれの方式を取る場合でも各ビジネスフォン電話機に回線と電話機の配線を接続しなければなりません。

特に、電話回線接続の場合は、Hubを用いるなどして、PBXからビジネスフォン子機までケーブルをつなぐ必要がありますので、デスクの位置やスタッフの動線などによって配線の仕方を考えなければなりません。

電話工事業者と相談をしながら、業務効率を落とさない配線方法を考えましょう。床下のOAフロアなどを用いて、できるだけ動線の妨げにならないよう注意しましょう。

なお、インターネットなどで、中古ビジネスフォンのみを購入した場合こういった工事・設定作業は通常価格に含まれていません。

ビジネスフォンの設定

ビジネスホンを使用できるようにするためには、ビジネスフォンの配線作業だけではなく設定作業も必要です。

上で説明したとおり、ビジネスフォンの主装置には一般家庭用電話機とは異なる複雑な設定のプログラムが必要です。

プログラムの設定が完了して初めて、ビジネスフォンとして電話機が利用できます。

2、自社スタッフで設定・設置作業できる?

徹底検証!中古ビジネスフォン設置は自社でできる?
せっかく、安く中古ビジネスホンが購入できたから、設置作業費用についても削減したいと考えられる方もいらっしゃるようです。
自社スタッフで設置工事を行えば、導入費用の削減が見込めますが、結論からいえば素人の一般の方が設置工事を行うのは非常に困難です。

主装置の設定

まず、主装置の設定について、主装置には説明書が付いていますので、一般的な家電製品やパソコンなどと同様、設定できるのではないかと思われる方も少なくありません。

しかし、一度説明書を開いていただくと確認いただけるのですが、主装置の説明書は一般の方向けにかみ砕いて書かれているわけではなく、専門用語が用いられているので非常に難解です。説明書は、工事業者のスタッフ向けに書かれているものだと認識してください。

現実的に、ビジネスフォンの設定をしたことのない方が、説明書を読みながらビジネスフォンの設定を行うことはほぼ不可能です。

配線作業について

主装置からビジネスフォン子機までの配線作業については、電話機1台の追加や変更程度の簡単な作業なら社内で実施された方も少なくないのではないかと思います。

ただし、主装置を新設する際や、大幅にビジネスフォンを入れ替える場合についは、注意が必要です。

主装置の配線が間違ってなされてしまうと、会社の電話回線全体にトラブルを生じてしまう可能性があります。
言うまでもないことですが、ビジネスの場合には電話回線のトラブルはほんの1時間程度のトラブルでさえ、被害額や復旧後の作業負担を考えると非常に大きなデメリットとなり責任が生じてしまいます。

業者にお願いすれば絶対にトラブルが発生しないというわけでもなく、業者の見極めは必要になりますが、少なくとも自社スタッフで配線作業を行うことはおすすめしません。

ただし、機密書類のあるエリアでの設置工事時の立会いや、オフィスレイアウト変更の際の作業などは作業負担として発生することをあらかじめ想定しておきましょう。

3、まとめ

中古ビジネスフォン(ビジネスホン)設置のために必要な作業についてご案内しました。
ビジネスフォンの設置には、主装置の設置、設定と、主装置から各ビジネスフォンまでの配線が必要になります。配線をするために、オフィスのレイアウト変更が必要な場合もあります。

基本的には、設置作業については業者に依頼して、安全かつ確実に作業を実施しましょう。
ビジネスフォンの設置作業は専門的な内容を多く含みますので、機械や電気に慣れた方でも説明書通りに設定することはほぼ不可能といえるでしょう。

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